Prawidłowe wypełnienie umowy o pracę tylko z pozoru jest prostym zadaniem. Podpisując umowę o pracę należy pamiętać o wszystkich jej elementach. Zdarza się, że umieszczenie któregoś z nich lub brak innego w umowie może utrudnić, a nawet uniemożliwić dochodzenie praw przed sądem.
Najczęściej popełniane błędy:
Czternastodniowy termin wypowiedzenia w umowie na czas określony
Umowa o pracę na czas określony ma na celu zagwarantowanie, pracownikowi i pracodawcy, trwałości powstałego na jej podstawie stosunku pracy przez uwzględniony w niej czas. Dlatego naturalna przyczyną rozwiązania tej umowy jest upływ czasu, na jaki była zawarta.
Zdarza się jednak, iż w trakcie stosunku pracy mogą wystąpić niespodziewane okoliczności, w związku z którymi zajdzie potrzeba rozwiązania takiej umowy przez którąś ze stron w drodze wypowiedzenia. I na taką właśnie sytuację przepisy prawa przewidują wyjątkową możliwość wypowiedzenia umowy na czas określony. Możliwe jest to jedynie przy jednoczesnym spełnieniu dwóch warunków: umowa musi być zawarta na okres przekraczający 6 miesięcy (min. 6 miesięcy i 1 dzień), w treści umowy musi znajdować się klauzula o dopuszczalności rozwiązania tej umowy z zastosowaniem 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia. W przypadku warunku pierwszego należy pamiętać, iż okres 6-miesięczny dotyczy czasu trwania konkretnej umowy, nie zaś stażu u danego pracodawcy. Warunek drugi uzależniony jest zgodnej woli obu stron. W orzecznictwie przyjmuje się, iż momentem właściwym do ustanowienia tej klauzuli jest zarówno czas zawierania umowy o pracę, jak i czas w trakcie trwania stosunku pracy (poprzez porozumienie zmieniające umowę o pracę).
Istotna jest tutaj jeszcze jedna kwestia. Otóż wyznaczonego przez ustawodawcę 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia umowy na czas określony nie należy utożsamiać z okresem 14-dniowym, gdyż jest to zapis błędny. Wynika to z faktu, iż 2-tygodniowy okres wypowiedzenia zawsze musi się kończyć w sobotę i nie może być krótszy niż pełne 2 tygodnie. Na skutek tego, wypowiedzenie złożone w inny dzień tygodnia będzie obejmowało okres nieco dłuższy niż dwa kalendarzowe tygodnie. Zatem umieszczenie w umowie o pracę klauzuli o możliwości 14-dniowego wypowiedzenia jest niezgodne z przepisami.
Wskazanie zbyt długiego okresu trwania umowy na czas określony
Zawieranie przez pracodawcę umów o pracę na czas określony na zbyt długie okresy jest związane ze sporym ryzykiem. Z punktu widzenia pracodawcy takie rozwiązanie jest korzystne, gdyż przez cały okres trwania umowy współpracę z pracownikiem można zakończyć nie mając obowiązku podania przyczyny rozwiązania umowy oraz stosując krótki, 2-tygodniowy, okres wypowiedzenia. W świetle przepisów prawa sytuacja taka może zostać zakwalifikowana jako obejście przepisów prawa pracy, a nawet, na podstawie orzeczenia Sądu Najwyższego (wyrok Sądu Najwyższego z 7 września 2005 r. [II PK 294/04 OSNP 2006/13-14/207]), jako obejście społeczno-gospodarczego przeznaczenia tych przepisów lub zasad współżycia społecznego.
Kodeks Pracy nie wskazuje maksymalnej długości czasu trwania umowy na czas określony. To jednak nie oznacza dla pracodawców dowolności w tej kwestii. W orzecznictwie sądowym ukształtował się pogląd, że umowy zawierane na okresy wieloletnie, przy ich rozwiązywaniu, powinny być traktowane jako umowy bezterminowe. W praktyce należy unikać zawierania pojedynczych umów na okresy dłuższe niż 2, 3 lata. Za bardzo ryzykowne można uznać już okresy przekraczające 5 lub 6 lat, gdyż w orzecznictwie sądowym zdarzały się przypadki ich kwestionowania.
Od 1 stycznia 2015 r. rząd planuje wprowadzenie ograniczenia dotyczącego długości umów o pracę na czas określony. Po zmianie przepisów nie będą one mogły być dłuższe niż 3 lata.
Wpisanie daty pierwszego dnia pracy w rubryce ‘termin rozpoczęcia pracy’
Znajdujące się we wzorach umów o pracę pozycje ‘termin rozpoczęcia pracy’ oraz ‘termin pierwszego dnia wykonywania obowiązków pracowniczych’ nie są pojęciami tożsamymi (choć może się zdarzyć że ich data się pokrywa). ‘Termin rozpoczęcia pracy’ to moment nawiązania stosunku pracy między pracodawca a pracownikiem. Od tej daty kandydat do pracy staje się pełnoprawnym pracownikiem, co oznacza m.in. konieczność zgłoszenia go do ubezpieczeń społecznych i rozpoczęcie biegu zakładowego stażu pracy. W związku z tym, że termin rozpoczęcia pracy nie jest analogiczny do czasu wykonywania obowiązków pracowniczych, stosunek pracy może zostać nawiązany również w dniu wolnym od pracy. ‘Termin pierwszego dnia wykonywania obowiązków pracowniczych’ to natomiast pierwszy dzień obecności w pracy. Wbrew popularnemu przekonaniu w umowie o pracę nie ma rubryki przeznaczonej na określenie tego terminu. Dokumentem określającym dni i godziny pracy jest bowiem grafik (harmonogram).
Zdarza się, że błędne wypełnienie tych pozycji w umowach o pracę wiąże się z pewnymi konsekwencjami. Może to skutkować nakazaniem przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych wykonania korekt w deklaracjach ubezpieczeniowych w zakresie zmiany daty zatrudnienia. Bywa również, że inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy wydają wystąpienie stwierdzające błędne sporządzenie umów o pracę. Z tego tytułu jednak pracodawca nie jest karany grzywną.
Podanie daty końcowej w umowie z zastępcą
Umowa na zastępstwo jest rodzajem umowy na czas określony. Jej zawarcie wynika z konieczności zadbania przez pracodawcę o normalny tok pracy w zakładzie podczas usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Ten rodzaj umowy jest bardzo wygodny dla pracodawcy ponieważ umowa rozwiązuje się automatycznie z momentem ustania nieobecności zastępowanego pracownika.
Żadna z ustaw nie określa, w jaki konkretnie sposób formułować czas trwania umowy na zastępstwo. Stosuje się dwa sposoby wyznaczenia daty końcowej takiej umowy. Po pierwsze, wskazuje się imię i nazwisko nieobecnej osoby wraz z przewidywaną datą jej powrotu do pracy. Po drugie, można określić jedynie dane pozwalające na identyfikację zastępowanej osoby, z zaznaczeniem, że umowa dotyczy wyłącznie okresu nieobecności tej osoby. Zaleca się jednak korzystanie z drugiego sposobu, gdy opcja pierwsza, ze względu na określenie w niej konkretnej daty, upodabnia umowę na zastępstwo do umowy na czas określony, a to, w przypadku ewentualnego sporu sądowego, może utrudnić pracodawcy wskazanie, że zawarł umowę na zastępstwo, a nie Inny rodzaj umowy.
Zbyt szerokie zdefiniowanie miejsca pracy
Za miejsce wykonywania pracy uważa się zarówno pewien stały punkt w znaczeniu geograficznym, jak też pewien obszar/strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy. Jeśli pracownik wykonuje pracę w biurze lub fabryce firmy, jako miejsce pracy wpisujemy konkretny adres, pod którym ta praca jest wykonywana. Jeśli natomiast pracownik wykonuje swoje obowiązki na pewnym obszarze geograficznym (np. przedstawiciel handlowy), należy wskazać teren, na którym świadczy on pracę (np. obszar danego województwa).
Miejsce wykonywania pracy nie powinno być jednak określone zbyt szeroko i zbyt elastycznie. Może to bowiem doprowadzić do trudności interpretacyjnych w czasie istnienia stosunku pracy, a nawet może być podstawą podejrzeń o próbę omijania bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa pracy (w kwestii m.in. czasu pracy, diet, innych należności związanych z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych).
Pominięcie dodatkowych składników wynagrodzenia
W myśl przepisów prawa pracy wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby odpowiadało rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy. Wynagrodzenie za pracę należy określić na jeden z trzech sposobów. Pierwszym jest układ zbiorowy pracy, w którym pracodawcy ustalają wysokość oraz zasady przyznawania pracownikom stawek wynagrodzenia za pracę określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, a także innych składników wynagrodzenia. Drugi sposób to regulamin wynagradzania stosowany u pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 20-stu pracowników i nie są objęci zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Sposób trzeci, przeznaczony dla pracodawcy zatrudniającego mniej niż 20 pracowników, to określenie wynagrodzenia za pracę w umowie o pracę.
Struktura wynagrodzenia pracownika może przybierać postać prostą i złożoną. Postać prosta ogranicza się do wynagrodzenia zasadniczego. Forma złożona składa się z wynagrodzenia zasadniczego oraz takich składników jak np. premia, prowizja, dodatek stażowy czy funkcyjny.
Formułując zapis o wynagrodzeniu w umowie o pracę należy mieć na uwadze, wynikający z Kodeksu Pracy, wymóg wskazania poszczególnych składników wynagrodzenia. W sytuacji wypłacania wynagrodzenia wieloskładnikowego nie będzie więc działaniem poprawnym określenie wyłącznie wysokości wynagrodzenia zasadniczego. Nie zawsze jednak oznacza to konieczność szczegółowego opisania wszystkich zasad naliczania i wypłaty każdego ze składników wynagrodzenia. W tym zakresie u pracodawców posiadających układy zbiorowe pracy lub regulaminy wynagradzania wystarczające będzie wymienienie w umowach składników wynagrodzenia z jednoczesnym odesłaniem do treści odpowiedniego przepisu zakładowego. Natomiast pracodawcy nieposiadający przepisów płacowych powinni podać konkretną kwotę danego składnika, lub też w sposób precyzyjny określić stosowane w zakładzie pracy zasady naliczania i wypłaty poszczególnych składników – poza składnikiem posiadającym charakter uznaniowy – wówczas wystarczy wymienienie nazwy składnika.
Brak określenia w umowie niepełnoetatowca limitu godzin ponadwymiarowych, których przekroczenie uprawnia do dodatkowych świadczeń
Zgodnie z postanowieniami Kodeksu Pracy zatrudniając pracownika na część etatu pracodawca ma obowiązek określenia w jego umowie wymiaru czasu pracy, których przekroczenie uprawnia go do dodatku do wynagrodzenia. Przepisy nie wskazują żadnego konkretnego zapisu, który należy umieścić w umowie. Najprościej więc umieścić informację o części etatu, po przepracowaniu którego godziny pracy będą liczyły się jako godziny nadliczbowe. W przypadku niepełnoetatowców należy ustalić także w umowie konkretną liczbę godzin, jakie może on przepracować w ramach nadgodzin – wraz z wszystkimi dodatkowymi świadczeniami wynikającymi z pracy w godzinach nadliczbowych.
Zamieszczanie w umowie o pracę zapisów o poufności wynagrodzenia
Kwestia ta jest dość kontrowersyjna, a zdania są podzielone. Bezsporne jest natomiast, że pracodawca ma bezwzględny nakaz szanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika, zaś pracownicy mają równe prawa z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków, przy czym podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest przeciwdziałanie dyskryminacji w zatrudnieniu. W praktyce zaobserwować można tendencję pracodawców do wprowadzania do umów o pracę klauzuli poufności wynagrodzeń, co motywowane jest najczęściej tym, iż informacje takie stanowią dane o wartości gospodarczej dla firmy i są niezbędnym działaniem podjętym w celu zachowania poufności tajemnicy przedsiębiorstwa. Z kolei samo wprowadzenie obowiązku zachowania w tajemnicy wynagrodzenia jest ingerencją w dobra osobiste człowieka. Warto też zwrócić uwagę na przepis Kodeksu Pracy, który stanowi, że postanowienia umów o pracę mniej korzystne niż przepisy prawa pracy są nieważne.
W związku z faktem, że przepisy prawa pracy nie zabraniają pracownikom ujawniania wysokości swojego wynagrodzenia, a zapis taki ograniczałby ich w ich dobrach osobistych, postanowienia umowne ustanawiające tajemnicę wynagrodzenia w stosunku do nich są nieważne. W związku z w tym, w świetle prawa pracy takie klauzule nie są skuteczne. W szczególności nie można wyciągnąć konsekwencji w stosunku do pracownika, który wysokość swoich zarobków ujawni innym osobom. Jest to potwierdzone przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 28 sierpnia 20069 r. (DPR-II-053-73143/AK/MC/09) oraz przez Sąd Najwyższy w wyroku z 26 maja 2011 r. (II PK 304/10) i wyroku z 15 lipca 2011 r. (I PK 12/11, OSNP 2012/19-20/234).
Autor: KG