Jednym z praw pracowniczych jest prawo do corocznego i płatnego urlopu wypoczynkowego. Zasadniczo powinien on zostać wykorzystany w naturze, jednak w razie jego niewykorzystania w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi przysługuje w zamian ekwiwalent pieniężny (zgodnie z art. 171 § 1 Kodeksu Pracy).
Na obowiązek tej wypłaty nie wpływają ani rodzaj umowy o pracę, ani czas trwania zatrudnienia, ani też tryb lub przyczyna zakończenia stosunku pracy. Obowiązek wypłaty ekwiwalentu nie powstaje tylko wtedy, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą, bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w dniu rozwiązania umowy o pracę. Dniem wypłaty tego świadczenia powinien być ostatni dzień zatrudnienia. Nie ma w tym przypadku znaczenia, że termin wypłaty wynagrodzenia przypada innego dnia – na koniec miesiąca lub do 10. dnia miesiąca następnego w stosunku do miesiąca, za który przysługuje. W przypadku wystąpienia zwłoki w wypłacie ekwiwalentu - pracodawca naraża się na dodatkowe koszty w postaci odsetek z tytułu nieterminowej wypłaty, których pracownik może zażądać.
Za urlop zaległy, ale nieprzedawniony, ekwiwalent przysługuje w pełnej wysokości. Natomiast, gdy stosunek pracy ustaje w trakcie roku - urlop bieżący ulega proporcjonalnemu obniżeniu. A zatem również ekwiwalent przysługuje za urlop proporcjonalny do przepracowanego okresu.
Ekwiwalent za urlop podlega takiej samej ochronie jak wynagrodzenie za pracę. Oznacza to, że w razie dokonywania potrąceń ekwiwalent należy zsumować ze zwykle otrzymywanym wynagrodzenie i zastosować granicę potrąceń i kwotę wolną od potrąceń – zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie Pracy.
Roszczenie pracownika o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym stał się wymagalny.
W świadectwie pracy zamieszcza się informację o liczbie dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Jeżeli pracownik otrzymał ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w roku, w który ustał stosunek pracy, taka informacja również powinna się znaleźć w świadectwie pracy. Wykazanie tych danych umożliwia prawidłowe ustalenie uprawnień urlopowych pracownika, który podejmie pracę u kolejnego pracodawcy.
Obliczanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy:
podstawa ekwiwalentu: Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy należy ustalać, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, jednak z pewnymi różnicami. Należy przy tym pamiętać, że składniki wynagrodzenia określane w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu, tj. w dniu ustania stosunku pracy. Natomiast składniki zmienne, przysługujące pracownikowi na okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, w uzyskane przez pracownika w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu tego ekwiwalentu w przeciętnej wysokości z okresu trzech miesięcy. Należy te składniki zsumować, a otrzymaną kwotę podzielić przez trzy – dzięki temu uzyskamy przeciętne wynagrodzenie w miesiącu.
W przypadku, gdy pracownik otrzymuje zmienne miesięczne składniki wynagrodzenia i nie przepracował pełnego okresu trzech miesięcy poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu - podstawa jego wymiaru podlega uzupełnieniu. W tym celu należy - po pierwsze - wynagrodzenie faktycznie wypłacone w tym okresie podzielić przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, po drugie - otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Ponadto, jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu, poprzedzający miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne miesięczne, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie (np. w sytuacji, gdy pracownik chorował).
Z kolei składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, wypłacone w okresie dwunastu miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu.
Do podstawy ekwiwalentu nie wlicza się m.in.: wynagrodzenia za czas gotowości do pracy, wynagrodzenia za czas niezawinionego przez pracownika postoju, nagród jubileuszowych, wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, wynagrodzenia za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego, wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej, odpraw emerytalnych lub rentowych, innych odpraw pieniężnych.
współczynnik urlopowy: Aby obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy się posłużyć specjalnym współczynnikiem – zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997r. w sprawie szczególnych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 2009, nr 174, poz. 1353.). Współczynnik ten ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym (365 dni w 2015 roku) liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (w 2015 roku: 52 niedziele + 9 dni świątecznych łącznie z dniami świątecznymi przypadającymi w sobotę + 52 dni wolne = 113), a otrzymany wynik dzieli się przez 12. W 2015 roku współczynnik wynosi więc (365 – 113) / 12 = 21. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość czynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. w przypadku ½ etatu jest to 10,5 (1/2 x21), przy ¾ to 15,75 (3/4 x 21), przy ¼ - 5,25 (1/4 x 21), przy 1/3 – 7 (1/4 x 21) itd.
obliczanie ekwiwalentu: Po pierwsze - należy podzielić sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik urlopowy. Otrzymany wynik jest ekwiwalentem za jeden dzień urlopu. Po drugie - wynik ten należy podzielić przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika (zwykle jest to osiem godzin). Otrzymany wynik jest ekwiwalentem za jedną godzinę urlopu. Po trzecie, wynik ten należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
Na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, ekwiwalent za niewykorzystany urlop stanowi przychód ze stosunku pracy podlegający składkowaniu. Jeżeli został wypłacony w czasie trwania zatrudnienia - należy wykazać go w dokumentacji rozliczeniowej z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx. Jeżeli natomiast wypłata nastąpiła już po rozwiązaniu stosunku pracy - wówczas kwotę ekwiwalentu należy rozliczyć z kodem tytułu 30 00 xx. Dla powyższej kwalifikacji nie ma jednak znaczenia, czy faktyczna wypłata tego świadczenia nastąpiła jeszcze przed, czy już po formalnym ustaniu zatrudnienia. Źródłem pochodzenia i zarazem podstawa prawną do wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy jest stosunek pracy, który łączy/łączył pracownika z pracodawcą. Omawiany przychód powstaje w tym miesiącu, w którym ekwiwalent za urlop zostaje wypłacony lub pozostawiony do dyspozycji podatnika (pracownika lub byłego pracownika). Należy przy tym zauważyć, że ekwiwalent nie został uwzględniony w katalogu przychodów (dochodów) zwolnionych od podatku dochodowego, a więc podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji, od kwoty ekwiwalentu za urlop pracodawca jako płatnik powinien pobrać i przekazać na rachunek urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy.
Kwotę ekwiwalentu za urlop, uzyskanego przez podatnika w danym roku podatkowym, pracodawca powinien wykazać w imiennej informacji PIT-11, którą należy przekazać tej osobie oraz urzędowi skarbowemu – w terminie do końca lutego roku następnego. Jeżeli jednak obowiązek poboru zaliczek na podatek ustał w trakcie roku, to na pisemny wniosek podatnika, płatnik powinien sporządzić PIT-11 w terminie 14 dni od złożenia wniosku. Z kolei podatnik powinien wykazać wypłacony mu ekwiwalent za urlop w rocznym zeznaniu podatkowym PIT-37 lub PIT-36. W przypadku zaś, gdy pracownik spełnia przesłanki do rocznego obliczenia podatku przez pracodawcę (PIT-40), to wypłacony tej osobie ekwiwalent za urlop należy uwzględnić w tym rozliczeniu.
Przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanego ekwiwalentu za urlop, co do zasady, pracodawca powinien uwzględnić miesięczne koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy – nawet jeśli faktyczna wypłata tego świadczenia następuje już po ustaniu zatrudnienia. Trzeba przy tym pamiętać, że jeżeli w tym samym miesiącu podatnik otrzymał również inne wypłaty świadczeń z tego samego stosunku pracy, to przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy płatnik może odliczyć tylko jedne miesięczne koszty uzyskania przychodu.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne, co do zasady, stanowi przychód osiągany przez tę osobę z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Trzeba przy tym zauważyć, że ekwiwalent za urlop wypoczynkowy jest świadczeniem, które nie korzysta z wyłączeń z podstawy wymiaru składek. Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy należy zatem uwzględnić w podstawie wymiaru składek ZUS za dany miesiąc, również, gdy świadczenie zostało wypłacone po ustaniu zatrudnienia. Od wypłaconego ekwiwalentu za urlop pracodawca (lub były pracodawca) jako płatnik powinien naliczyć i odprowadzić składki na ubezpieczenie społeczne i składkę na ubezpieczenie zdrowotne.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop, jako należność ze stosunku pracy, stanowi koszt zyskania przychodów. Zasadniczo należności ze stosunku pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub pozostawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W razie uchybienia tego terminu, ww. należności ujmowane są w kosztach podatkowych dopiero w dacie faktycznej wypłaty lub pozostawienia do dyspozycji pracownika. Z tego względu zatem, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w dacie jego faktycznej wypłaty. Również składki ZUS od ekwiwalentu, w części finansowanej przez pracodawcę, stanowią koszty uzyskania przychodów. Tutaj zasadą jest, że składki te stają się kosztem uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne (pod warunkiem, że należności te zostaną wypłacone miesiącu, za który są należne, a składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów; oraz, że należności zostaną wypłacone w miesiącu następnym w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony, a składki zostaną opłacone nie później niż do 15 dnia tego miesiąca). W razie niedochowania tych terminów, składki te są kosztem podatkowym w dacie ich faktycznej zapłaty.
Autor: KG