Jeżeli podczas prowadzenia działalności wynajęty zostanie lokal użytkowy, najemca oprócz czynszu jest obciążany również kosztami opłat związanymi z usługą dostarczania mediów (takimi jak np. energia elektryczna, woda, gaz). Niestety wymogi dostawców nie pozwalają zawierać w/w umów bezpośrednio z najemcą co wiąże się z tym, że wynajmujący zawiera umowy te na siebie pomimo faktu, iż to nie on – lecz najemca - korzysta z tych usług.
Wynajmujący zatem ma prawo do rozliczenia powyższych kosztów poprzez wystawienie refaktury. Refaktura (inaczej zwana odsprzedażą usług) jest zazwyczaj stosowana przy przenoszeniu kosztów na inny podmiot – w tym przypadku najemcę – w sytuacji nabycia tych usług na rzecz ostatecznego odbiorcy. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych sama w sobie nie reguluje momentu powstania obowiązku podatkowego w przypadku refakturowania kosztów na inny podmiot.
Interpretacja Ministra Finansów z dnia 15 czerwca 2012r. w tej sprawie dotyczy sytuacji, w której podatnik osiąga przychody z tytułu najmu w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej i tym samym refakturuje koszty związane z eksploatacją wynajmowanego lokalu użytkowego (interpretacja ogólna nr DD2/033/21/KOI/2012/DD-159). Interpretacja ta wskazuje, że:
„W przypadku, gdy umowa najmu przewiduje odrębne od czynszu rozliczenie tzw. mediów poprzez ich refakturowanie z wynajmującego na najemcę, to postanowienia umowy najmu dla celów podatkowych (zgodnie z powołanymi przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) określają datę powstania przychodu u wynajmującego z tego tytułu”.
W sytuacji gdy wydatki z tytułu opłat za media są uwzględnione w kwocie czynszu, jak również w przypadku ich refakturowania odrębnie od czynszu, to uzyskany przychód z tego tytułu zaliczany jest do przychodów z tytułu najmu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Oznacza to, iż moment powstania przychodu ustalany jest stosownie do przepisu art. 14 ust. 1e ustawy PIT, tj.: „zgodnie z okresami rozliczeniowymi wskazanymi w umowie”.
Wobec powyższego, jeżeli najemca i wynajmujący ustalili wspólnie, iż koszty dotyczące mediów będą rozliczane w okresie miesięcznym, to w takiej sytuacji obowiązek podatkowy powstanie dopiero w ostatnim dniu każdego miesiąca, niezależnie od daty wystawienia faktury refakturującej koszty lub otrzymania za nią zapłaty. W sytuacji gdy strony zawierające umowę najmu nie uwzględniły tychże okresów rozliczeniowych to refakturowanie kosztów związanych z mediami wywołuje powstanie obowiązku podatkowego zgodnie z ogólnymi zasadami - przychód powstanie w dacie wykonania usługi, ale nie później niż w dniu wystawienia faktury lub otrzymania należności. Jednak w takiej sytuacji, jako datę wykonania usługi należy rozumieć datę refakturowania kosztów, bo samo refakturowanie jest osobną usługą. Zatem obowiązek podatkowy powstaje w dacie wystawienia refaktury lub otrzymania za nią zapłaty, jednak w przypadku gdy data zapłaty jest wcześniejsza niż data wystawienia refaktury.
Autor: PKa