Pracodawca zobowiązany jest do dostarczenia pracownikom odzieży i obuwia ochronnego w dwóch przypadkach:
- Jeśli odzież własna pracownika może się zniszczyć lub zabrudzić,
- Jeśli takie są wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Poza tym pracodawca ma obowiązek zapewnić pranie odzieży roboczej, a także jej konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeśli nie jest w stanie sam tego zrobić, obowiązek ten może wziąć na siebie pracownik pod warunkiem, że pracodawca wypłaci mu ekwiwalent pieniężny. Musi on jednak stanowić dokładną wysokość kosztów, które poniósł pracownik (art. 237 § 1 oraz art. 237 § 2 i 3 Kodeksu pracy).
Wypłatę ekwiwalentu z tytułu używania i prania odzieży roboczej można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu z uwagi na fakt, iż spełnia on przesłanki z art. 22 updof. Taki wydatek związany jest funkcjonowaniem firmy, a poniesienie kosztu w tym zakresie leży w interesie pracodawcy. Pracodawca, który nie zapewniłby pracownikom bezpiecznych warunków pracy naraziłby się na ewentualne wypadki, za które musiałby ponieść odpowiedzialność, dlatego wydatek poniesiony na wypłatę ekwiwalentu pozwala mu się przed tym zabezpieczyć i tym samym stanowi koszt podatkowy.
Dla pracownika otrzymany ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej jest przychodem, jeśli jednak jest wypłacany zgodnie z odrębnymi przepisami nie będzie podlegał opodatkowaniu (zgodnie z art.21 ust.1 pkt 11 updof).
Przepisy prawa pracy nie definiują, w jaki sposób pracodawca powinien ustalić wysokość wypłacanego ekwiwalentu pieniężnego. Można z nich jednak wywnioskować, że powinna być to kwota, która pokryje faktyczne koszty poniesione przez pracownika na pranie odzieży roboczej.
Autor: ALcz